Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Die Besoldung richtet sich nach Besoldungsgruppe A 7 NBesG, die Vergütung richtet sich nach Entgeltgruppe 7 TVöD.

Die Stelle ist auch in einer abweichenden Arbeitszeitkonstellation teilzeitgeeignet. Es erfolgt eine Prüfung des Teilzeitwunsches unter Abwägung der dienstlichen Anforderungen.

• Wiedervorlage führen,
• Termine planen und verwalten,
• Sitzungen und Veranstaltungen selbstständig vorbereiten, organisieren und betreuen,
• Protokoll führen bei Sitzungen und Veranstaltungen,
• Sekretariatsablage selbständig führen und vertrauliche Akten verwalten,
• Telefongespräche entgegennehmen, weiterleiten sowie selbständig führen,
• Präsentationsfolien fertigen,
• Büromaterial beschaffen und verwalten,
• Rechnungen bearbeiten sowie
• Tätigkeiten einer*eines Gleitzeitbeauftragten.

Zu den Aufgaben gehört ebenso die Vertretung sowie das Arbeiten in einem gemeinsamen Vorzimmer mit der Assistenz der Fachbereichsleitung 500 Gesundheit und Soziales bzw. des Stadtrates.

Die Ausschreibung richtet sich an Personen mit einem Abschluss als 

• Verwaltungswirt*in
• Verwaltungsfachangestellte*r,
• Bürokauffrau*mann,
• Kauffrau*mann für Büromanagement oder
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r.

Gesucht wird eine Kraft mit guten persönlichen und sozialen Kompetenzen. Zu den persönlichen Kompetenzen zählen u. a. gute Arbeitsorganisation, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, sicheres Auftreten, Flexibilität und Kreativität sowie eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit. Ein freundlicher, respektvoller und wertschätzender Umgang persönlich, telefonisch und schriftlich wird erwartet. Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich wären wünschenswert.

Gute Kenntnisse in der Anwendung der EDV-Anwendungen Outlook, Word und Excel sollten vorhanden sein.