Sachbearbeiter*in im Frontoffice sowie im telefonischen Bürgerservice (m/w/d)
Interne Stellenausschreibung

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Es erfolgt eine Prüfung des Teilzeitwunsches unter Abwägung der dienstlichen Anforderungen.

Die vielfältigen Anliegen der Bürger erstrecken sich auf folgende Produkte

• Verwaltung von Fundsachen
• Meldeangelegenheiten, Pass- und Ausweiswesen
• Kraftfahrzeugzulassungen

Das Aufgabenprofil setzt sich aus Tätigkeiten des Frontoffice und des telefonischen Bürgerservice zusammen. Der Bereich des Frontoffice umfasst die Tätigkeiten am Empfangsschalter des Bürgerbüros, dazu gehören u. a.:

• Annahme der Bürgeranliegen mit den entsprechenden Unterlagen,
• Überprüfung der Unterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit,
• Klärung von Unklarheiten und Rückfragen,
• Beratung bei falschen oder unvollständigen Unterlagen,
• Aufbereitung der Unterlagen zur weiteren Verarbeitung in der Sachbearbeitung.

Der Bereich des telefonischen Bürgerservice umfasst die Beantwortung des Telefons und die Bearbeitung der sich daraus ergebenen Tätigkeiten und Aufträge. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um folgende Aufgaben:

• Vereinbarung und Koordination von Terminen,
• Beratung hinsichtlich der mitzubringenden Unterlagen,
• Erteilung von Auskünften,
• Schriftliche Korrespondenz mit anderen Behörden und Bürgern,
• Weitergabe von Informationen an die Sachbearbeitung oder an andere Fachdienste in Vorbereitung auf künftige Termine,
• Aufnahme von Fundanzeigen.

Die Tätigkeiten erfolgen in enger Abstimmung und Kooperation mit der Sachbearbeitung im Großraumbüro, da diese Tätigkeit direkt die Qualität des gesamten Bürgerbüros und dessen Außenwirkung beeinflusst. Der Tätigkeit geht eine Phase gründlicher Einarbeitung, Kennenlernen der internen Arbeitsabläufe und notwendiger Besuche von Fortbildungsmaßnahmen in den genannten Produktfeldern voraus.  

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt ausdrücklich vorbehalten.

Gesucht wird eine belastbare Person, die über Kompetenz in der Gesprächsführung, Freude am Umgang mit Menschen, Sozialkompetenz und kundenorientiertes Verhalten verfügt. Ebenso sind Team- und Kooperationsfähigkeit, hohe Arbeitsbereitschaft sowie Verhandlungsgeschick und Konfliktfähigkeit wichtige Voraussetzungen für diese Tätigkeit. Erfahrungen im Bereich Bürger-bzw. Kundenservice werden begrüßt.

Voraussetzung ist die durch Prüfung erworbene Befähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1, Fachrichtung Allgemeine Dienste, der erfolgreiche Abschluss der Angestelltenprüfung I oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf mit mindestens fünfjähriger praktischer Berufserfahrung.