Leitung der Stabsstelle Rats- und Vorstandsbüro (m/w/d)
Interne Stellenausschreibung

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Es erfolgt eine Prüfung des Teilzeitwunsches unter Abwägung der dienstlichen Anforderungen.

Als Leitung der unmittelbar an den Verwaltungsvorstand angedockten Stabsstelle Rats- und Vorstandsbüro übernehmen Sie eine Schlüsselposition innerhalb der Stadtverwaltung Emden.

Zusammen mit den Mitgliedern des Verwaltungsvorstands bilden Sie die zentrale Schnittstelle zwischen den politischen Gremien sowie der Verwaltung und tragen maßgeblich dazu bei, die Arbeitsfähigkeit des Oberbürgermeisters, des Verwaltungsvorstands und des Rates der Stadt Emden sicherzustellen.

Ihre Arbeit hat unmittelbare Auswirkungen auf die strategische Ausrichtung der Stadt Emden und wirkt sich unmittelbar auf die operative Umsetzung innerhalb der Verwaltung aus. Durch die Koordination komplexer Prozesse, die Organisation von Sitzungen und die Sicherstellung rechtlicher Vorgaben leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur effizienten und transparenten Verwaltung. Gleichzeitig übernehmen Sie eine zentrale Netzwerkfunktion für den Verwaltungsvorstand und sind Impulsgeber*in für Innovation sowie Prozessoptimierung und gestalten aktiv die Zukunft der Stadt Emden.

Ihre Aufgaben:

• Leitung des Rats- und Vorstandsbüros mit Organisations-, Fach-, und Budgetverantwortung sowie der personellen Verantwortung für 21 Mitarbeitende,
• Strategische und operative Unterstützung des Oberbürgermeisters und des gesamten Verwaltungsvorstands,
• Verantwortlichkeit für die Dienstanweisungen und für Verfügungen für die Gesamtverwaltung/Koordination internes Regelwerk,
• Bearbeitung besonderer Vorgänge, Projektarbeit sowie Leitung interdisziplinärer Projekte im besonderen Interesse des Verwaltungsvorstands.

Darüber hinaus sind Sie mit Ihrem Team verantwortlich für:

• einen reibungslosen Geschäftsbetrieb der Assistenzbereiche der Mitglieder des Verwaltungsvorstands sowie des Post- und Botendienstes für die gesamte Stadtverwaltung,
• Kommunalrechtsangelegenheiten, die allgemeine Ratsbetreuung sowie Gremienarbeit und Sitzungsdienst,
• die Arbeit der Zentralen Vergabestelle (inkl. Beschaffung),
• das Datenschutz-, Notfall- und Krisenmanagement.

Mit der Aufgabenwahrnehmung ist die Bereitschaft zur Bestellung in eine Leitungsfunktion des Krisenstabs verbunden.

Eine Änderung des Aufgabenbereiches bleibt vorbehalten.

Wir suchen eine engagierte, verantwortungsbewusste und teamorientierte Persönlichkeit, die mit hoher Kompetenz und Organisationsfähigkeit die Leitung des Rats- und Vorstandsbüros übernimmt und vertrauensvoll mit dem Oberbürgermeister sowie dem Verwaltungsvorstand zusammenarbeitet. Um die aktuellen und zukünftigen Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, sind ausgeprägte Fähigkeiten im Change-Management sowie die aktive Umsetzung der städtischen Digitalisierungsstrategie von besonderer Bedeutung. Mehrjährige Führungserfahrung, strategisches Denken, Verhandlungsgeschick und sicheres Auftreten sind ebenso erforderlich wie die Fähigkeit, lösungs- und zielorientiert zu handeln. Darüber hinaus bringen Sie idealerweise fundierte Kenntnisse im Kommunalrecht sowie praktische Erfahrungen in der Ratsarbeit mit. Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.

Voraussetzung ist die erfolgreich abgelegte Prüfung für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2, Fachrichtung Allgemeine Dienste, oder die erfolgreich abgelegte Angestelltenprüfung II.